Samenwerken aan maatschappelijke impact

In 2018 bracht Gemeente Amsterdam de Samenwerkingsovereenkomst Verhardingen op de markt. Kort gezegd betreft de scope van deze overeenkomst het dagelijks onderhoud en alle overige werkzaamheden aan elementverhardingen in de openbare ruimte. Opvallend aan deze aanbesteding was dat de contracten niet op basis van prijs werden gegund, maar dat de beste inschrijvingen werden geselecteerd op basis van samenwerking (en natuurlijk kwaliteit). “Het kostte ons best wat energie en denkwerk om deze manier van aanbesteden van de grond te krijgen,” vertelt Jorrit Kalt, categoriemanager verhardingen bij Gemeente Amsterdam, “Je kan het ook wel als een transitie beschouwen. In plaats van traditioneel inkopen op laagste prijs, hebben we het roer omgegooid en zijn we overgestapt naar een samenwerkingsovereenkomst.”

Wordt de prijs dan in dit soort overeenkomsten helemaal buiten beschouwing gelaten? Dat ook weer niet, maar er wordt nu wel gepoogd er op een andere, eerlijkere manier mee om te gaan. “De RAW-systematiek is al decennialang heel gebruikelijk in onze branche voor het opzetten van overeenkomsten. Deze systematiek is eigenlijk ontstaan en doorgegroeid op basis van aanbesteden op laagste prijs,” aldus Kalt. Dit ligt volgens de categoriemanager niet lekker in lijn met de mogelijkheid om goed samen te werken, “De systematiek dwingt ons bijvoorbeeld om de aanneemsom op voorhand in te schatten en geeft geen geschikte handvatten om op basis van de werkelijke kosten te verrekenen. Terwijl we daar eigenlijk wel naartoe willen, naar een eerlijke prijs. We willen de risico’s op een proportionele manier delen en zeker weten dat ook de aannemer een gezonde winst overhoudt.”

Volgens Henk Brouwer, directeur markt en klant bij Van Gelder, is Gemeente Amsterdam hier met de samenwerkingsovereenkomst in geslaagd. “Voor de markt is een ding heel belangrijk: continuïteit. Dat krijgen we in deze overeenkomst, evenals een eerlijke prijs. Er wordt op deze contracten in de goede zin van het woord ook gewoon geld verdiend. En dat heeft de markt nodig om te kunnen blijven investeren en ontwikkelen.”

Prijsvorming is en blijft altijd wel een belangrijk proces. “Het is ook meteen het moeilijkste proces, want we hebben er allemaal het meeste gevoel bij,” vertelt Johan Wijnen, die vanuit Nebest als contractmanager binnen de samenwerkingsovereenkomst fungeert. “Ondanks dat er niet op prijs geselecteerd is, moet je wel gewoon tijd reserveren om tijdens de samenwerking gezamenlijk de prijsvorming goed tot stand te laten komen. Samen moet er tot een eerlijke prijs worden gekomen.”

Een nieuwe manier van aanbesteden leidt vanzelfsprekend tot een hoop inzichten. Eén van de leerervaringen die het meest naar voren kwam, is dat het als enorm prettig wordt ervaren wanneer de opdrachtnemer vroegtijdig bij een project betrokken wordt. “Wanneer we vroeg aan tafel zitten, kunnen we mooi onze praktische ervaring inbrengen. Dat hebben we in deze overeenkomst dan ook gedaan, waar Gemeente Amsterdam vervolgens goed gehoor aan heeft gegeven,” vertelt Rob Konijn, directeur van Germieco, “Uiteindelijk zorgt dit tijdens de uitvoering van een project tot minder verrassingen en meer begrip en waardering over en weer. Dat is voor iedereen erg prettig. Ook de omgeving is hierbij gebaad.” Wijnen beaamt dit, “Als de aannemer op voorhand betrokken wordt en zijn kennis en kunde worden benut, dan zie je dat de processen een stuk soepeler lopen. Dit zorgt voor acceptatie, erkenning van elkaars belangen en vertrouwen in elkaar.”

Het eerder betrekken van de aannemer kent volgens Brouwer ook zijn voordelen op het gebied van duurzaamheid en innovaties. “Als je vroegtijdig met elkaar in gesprek bent, heb je ook vroegtijdig al een mogelijkheid om kansen op het gebied van duurzaamheid en innovatie te benutten. Eerder kreeg je nog wel eens een uitgewerkt ontwerp voorgekauwd en was er eigenlijk geen kans meer om dingen te verbeteren.” Konijn is het hiermee eens, “Wanneer je nog in een vechtmarkt zit, is het moeilijker om duurzaamheid in je project te integreren. Nu is daar meer begrip voor, en is het zelfs een wens vanuit de gemeente Amsterdam.”

De afgelopen jaren wezen ook uit dat de nieuwe manier van werken die de samenwerkingsovereenkomst verlangt niet van de één op de andere dag plaatsvindt, maar dat daar wel maanden overheen gaan. “De oudere garde die al het langst de traditionele werkwijze kende, had wat langer nodig om te transformeren naar de goede samenwerkingshouding,” vertelt Kalt. Konijn haakt hierop aan, “In het begin moesten we allemaal wennen aan deze nieuwe vorm van werken, zowel aan de kant van de opdrachtgever als die van de opdrachtnemer. Maar in de loop van tijd leer je elkaar echt goed kennen, en dan ga je elkaar ook begrijpen, waarderen en vertrouwen. De samenwerking gaat dan op een gegeven moment gewoon vanzelf.”

Dat laatste betekent echter niet dat er vanuit gegaan kan worden dat samenwerking altijd maar soepel en automatisch verloopt, vindt Brouwer. “Samenwerken wil niet per definitie zeggen dat alles altijd koek en ei is. Samenwerken is echt hard werken en vraagt continu aandacht. Je moet als het ware alsmaar de thermometer erin steken en zo nodig bijstellen.” Volgens Ronald Koning, die door Gemeente Amsterdam als kostenmanager is ingehuurd voor de samenwerkingsovereenkomst is dat nog wel een aandachtspuntje. “Er wordt bijvoorbeeld wel gezegd dat er tussentijd wordt geëvalueerd over samenwerken, maar dat kan naar mijn idee nog beter. Je kunt nou eenmaal niet kort bij samenwerken stilstaan, maar je moet het onderwerp echt even grondig beetpakken. Hoe gaat het nu écht, hoe voelt het en hoe kunnen we verbeteren? Daar zit wat mij betreft nog wel een uitdaging.”

Naast een eerlijkere prijs en bovengenoemde waardevolle inzichten, heeft deze samenwerkingsovereenkomst nog een aantal concrete zaken opgeleverd. “Als we kijken naar de prestatiemetingen, dan zien we dat de kwaliteit op het werk waanzinnig hoog is. De aannemer streeft echt naar een dikke voldoende in plaats van een mager zesje,” vertelt Wijnen. Koning is ook te spreken over de kwaliteit. “We hebben vrijwel geen issues meer over de kwaliteit van werk. De afgelopen vier jaar heb ik geen enkele escalatie meegemaakt over kwaliteit. Dat is best bijzonder.”

“Ook de programmering loopt veel beter,” stelt Koning, “Er zijn amper stagnaties op projecten, waardoor de programmering beter doorloopt en je veel voorspelbaarder als opdrachtgever bent geworden. Dat laatste was ook echt een wens vanuit de markt, het voorspelbaarder zijn. Deze manier van samenwerken zorgt er dus voor dat de hele keten efficiënter en prettiger kan werken.” Konijn vult daarop aan dat niet alleen de keten, maar ook de omgeving van deze vorm van samenwerken profiteert, “Projecten lopen soepeler, afspraken worden beter nagekomen, informatie wordt op tijd verstrekt en er is weinig overlast.”