Contractmanagement

Contractmanagement is het bewaken van de afspraken die in een contract zijn vastgelegd en het borgen van de naleving hiervan. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier, als de prestatie van de eigen organisatie bewaakt. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties en het eventueel bijsturen hiervan. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking.

De doelstellingen van contractmanagement zijn:

  • Prestaties van leveranciers beheersen en verbeteren (in termen van kwaliteit, tijd en kosten).
  • Tevredenheid over de geleverde dienst of het geleverde product te verhogen.
  • Ondersteuning bieden aan strategische en tactische besluitvorming over inkoop.
  • Risico’s beheersen die voortvloeien uit de contracten die een organisatie aangaat met leveranciers.
  • De effectiviteit en (kosten)efficiëntie van het inkoopproces verbeteren.

Contractvormen

Er zijn meerdere contractvormen denkbaar, met ieder zo zijn specifieke aspecten. In een overeenkomst op basis van de UAV blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de ontwerpdocumenten. De kwaliteit van het ontwerp, de details en de materialen is beschreven in een bestek. Wanneer het een UAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvorm) contract betreft, heeft u als opdrachtgever een andere rol. De opdrachtnemer neemt in deze contractvorm de hele verantwoordelijk over op het gebied van ontwerp-, engineering- en realisatie. Deze wordt opgesteld op basis van een vraagspecificatie. In de vraagspecificatie heeft de opdrachtgever opgegeven aan welke eisen dient te worden voldaan en welke verschijningsvorm en materialisatie er gewenst of geëist wordt. Het is aan de opdrachtnemer om deze eisen om te zetten in een ontwerp, tekeningen en realisatie. De opdrachtnemer blijft in deze contractvorm in het hele project verantwoordelijk voor de realisatie.

Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)

Een doelmatige manier van contractmanagement kan onder andere bereikt worden door systeemgerichte contractbeheersing. Hierbij geldt dat de opdrachtnemer zelf de kwaliteit van de geleverde producten bewaakt met een kwaliteitsmanagementsysteem om aan te tonen dat ze aan de contracteisen van de opdrachtgever voldoen. Nebest past vervolgens Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) toe om dit te toetsen. Hierbij maken we gebruik van risicogestuurde toetsen uit te voeren waarvoor gecertificeerde (lead-)auditors worden ingezet, die zich kunnen laten bijstaan door specialisten in de te toetsen materie.

(Risicogestuurd) toetsen

Door middels van toetsen of audits kan de opdrachtgever de werkzaamheden die de opdrachtnemer verricht, en daarmee ook de risico’s, beheersen. Op basis van de auditresultaten kan de opdrachtnemer worden (bij)gestuurd. Daarnaast wordt de rechtmatigheid van de opleveringen en de betalingen geborgd. De belangrijkste onderdelen waar op getoetst wordt bij een SCB-audit zijn:

  • Contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
  • Onderliggende contractstukken zoals vraagspecificaties.
  • Projectmanagementplan opdrachtnemer.
  • Plan van aanpak opdrachtnemer.
  • Risicodossier opdrachtnemer.

Bij risicogestuurd toetsen zijn de toetsingsaspecten met name gericht op het beperken van risico’s en deze worden vastgelegd in een zogenaamd toetsplan en auditprogramma. Deze bestaat uit drie soorten toetsen:

  • Systeemtoets: toets op het functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de opdrachtnemer, met de nadruk op de naleving van het systeem en de kwaliteitsborging. Dit moet leiden tot aantoonbaar beheerste processen en producten en adequaat bijsturen bij afwijkingen.
  • Procestoets: toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces. Beheerst conform de contracteisen en eigen procesdefinities en dit moet leiden tot de gewenste output.
  • Producttoets: toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van de test-, keurings- of verificatieresultaten van de opdrachtnemer.

Nebest en contractmanagement

Onze professionals binnen de discipline contractmanagement beschikken over de kennis en ervaring om uw belangen binnen contracten te vertegenwoordigen. Dit doen wij in alle fases van het proces: ontwerp, engineering, realisatie en onderhoud. Wij dragen zorg voor de communicatie en coördinatie met de opdrachtnemer(s) en met alle andere stakeholders. Wij bewaken de integrale realisatie van de overeenkomst. Zo heeft Nebest op diverse projecten aantoonbare waarde geleverd op het gebied van contractmanagement. Enkele voorbeelden zijn: MeerJarenProgrammaGeluid (MJPG), Vast Onderhoud Tunnels 2 (VOT-2), Spieringbrug te Muiden, A15 Maasvlakte – Vaanplein en de realisatie van de nieuwe Botlekbrug in opdracht van A-Lanes A15 (DBFM-contract).